Meski telah memiliki ruang perpustakaan yang cukup representative, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Purbalingga masih membutuhkan gedung arsip tersendiri. Depo arsip yang ada di lantai dua gedung itu, tidak ideal untuk penyimpanan arsip, karena masih berupa ruangan terbuka sehingga kelembaban dan suhu udara tidak terkontrol. Akibatnya, jutaan lembar arsip, termasuk arsip jadul (jaman dulu) teronggok di depo arsip itu.
“Kami masih sangat kekurangan karyawan. Untuk mengelola ratusan ribu bendel arsip, saat ini hanya ada seorang kepala seksi (kasi) dan satu orang staf. Kita belum punya tenaga arsiparis,” tutur Kepala KPAD Purbalingga, Sidik Purwanto, Rabu (11/6).
Menurut Sidik, menumpuknya arsip yang ada di depo arsip juga karena bulum adanya tenaga yang mengurus. Arsip berupa dokumen tertulis itu merupakan kumpulan arsip sejak tahun 1980 an hingga sekarang. Diantara tumpukan kertas-kertas, terdapat arsip yang sebenarnya sudah kadaluarsa.
”Kami menampung arsip dari SKPD (satuan kerja perangkat daerah) lain. Kami kesulitan menangani arsip-arsip itu,” katanya.
Sidik mencontohkan, arsip dari Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) dr Goeteng Tarunadibrata saja, bisa mencapai 64 ribu bendel pertahun. Dari Dinas Pendapatan Pengelolaan Kekayaan dan Aset Daerah (DPPKAD) 15 ribu bendel, serta yang paling banyak dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Dindukcapil) yang bisa mencapai 240 ribu bendel.
Sidik Purwanto yang didampingi kepala seksi (kasi) Arsip Daerah, Nani Herawati menyebutkan, pihaknya memerlukan gedung arsip untuk menyimpannya. Bila disimpan di gedung khusus arsip, jutaan lembar kertas itu akan terawat, lengkap dengan indeks dan katalog arsip. Arsip juga tidak mudah rusak dan berdebu karena sirkulasi udara yang baik. Saat ini yang ada hanya gudang yang disebut depo arsip seluas 25 meter persegi di lantai dua gedung itu.
“Untuk menata arsip-arsip itu, disamping dibutuhkan gedung arsip, juga seorang arsiparis. Yakni pejabat fungsional yang terlatih dan mengerti tugas pengelolaan kearsipan,” ujarnya. (Hardiyanto)
